E-Mail-Archivierung wird zum unausweichlichem MUSS

Ab 01.01.2017 wird die E-Mail-Archivierung zur gesetzlichen Pflicht.

Die GoBD-Archivierung gilt dann für alle Unternehmen uneingeschränkt

In Sachen E-Mail-Archivierung wird es keine Hintertüren mehr geben.
Stattdessen ist die Archivierung elektronischer Post ein rechtlich vorgegebenes Muss ohne Ausreden.

Das heißt konkret, dass alle Unternehmen, die eine geschäftliche digitale Kommunikation betreiben,
z.B. E-Mails senden und empfangen, unabhängig von Größe oder Branche, nun vollumfänglich und
ausnahmslos elektronisch archivieren müssen.


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Kurz Auf einen Blick das müssen sie wissen!

Bedeutung der neuen Regelungen

Für Unternehmen bedeutet das neue Gesetz, das die gesamte Belegführung ab dem Zeitpunkt der
Erfassung unveränderbar und gesichert gegen Verlust und unberechtigten Zugriff archiviert werden
müssen. Zudem müssen die Vorgaben zum Datenzugriff durch die Finanzverwaltung gewährleistet
sein und es muss eine umfangreiche Verfahrensdokumentation vorliegen.
 

Die Vollständige und unveränderebare Aufbewahrung wird zum Standard

Werden Angebote, Rechnungen, etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen,
gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt. „Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten
Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen (...) unveränderbar
und vollständig aufbewahrt werden.”

Handels- und Geschäftsbriefe werden glichermaßen berücksichtigt

Auch elektronisch empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sind innerhalb eines digitalen Archivs im
Ursprungsformat aufzubewahren. Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem,
das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig.

 

Grundsätzlich gilt: Eine einfache Ablage von Daten in einem Dateisystem reicht nicht aus.