Tipp 6. Bewahren Sie alle Dokumente GoBD-konform auf
GoBD-konforme Aufbewahrung
Archivieren Sie daher alle Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform und
revisionssicher in einen digitalen Archivierungssystem. Um den Ansprüchen des
Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit
liefert, nötig. Archivieren Sie daher alle Dokumente zentral, vollständig, GoBD-konform
und revisionssicher in einen digitalen Archivierungssystem.
Wichtig: Eine einfache Ablage von Daten in einem Dateisystem reicht nicht aus.
Tipp 3: Führen Sie regelmäßige Kontrollen durch
Regelmäßige Kontrollen
Vertrauen ist gut. Kontrolle ist besser!
Denken Sie daran, dass die Abgabenordnung (AO) zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften
verlangt, Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.
verlangt, Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.
Tipp 5. Beachten Sie die neue Vorschrift zur Verfahrensdokumentation
Ein Muss: Die Verfahrensdokumentation
Eine wesentliche Neuerung hinsichtlich der notwendigen Voraussetzung zur Durchführung
der neuen Vorschriften ist die Erstellung der „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrens-
dokumentation müssen Sie genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst,
empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Tipp 2: Ermöglichen Sie Nachweise zu jeder Zeit
Lückenlose Nachweisbarkeit
Geschäftsvorfälle müssen in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgt werden können.
Wichtig: Bei Bedarf müssen sie sich rückwirkend abrufen und nachvollziehen lassen.
Wichtig: Bei Bedarf müssen sie sich rückwirkend abrufen und nachvollziehen lassen.
Tipp 4: Archivieren Sie immer elektronisch
Elektronische Archivierung
Zusätzlich zu den Belegen aus eigenen DV-Systemen, müssen auch elektronisch empfangene
Handels- und Geschäftsbriefe innerhalb eines digitalen Archivs im Ursprungsformat aufbewahrt werden.
Innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist müssen die Dokumente jederzeit verfügbar
sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Tipp 1: Achten Sie auf Ordnung und Vollständigkeit
Ordnung und Vollständigkeit
Achten Sie besonders darauf, Geschäftsvorfälle und die dazugehörigen aufbewahrungspflichtigen
Dokumente und Daten vollständig, ordnungsgemäß und zeitgerecht zu erfassen.
Im Anschluß daran führen Sie eine revisionssichere Archivierung durch.
Achtung: Eine zeitnahe Erfassung von Eingangsrechnungen innerhalb von acht bis zehn Tagen muss nun zükünftig beachtet werden.